Privacy Notice

Our commitment to your privacy

This Privacy Notice outlines how KLCC Group of Companies processes your personal data in respect of how we safeguard the personal data in compliance with the Personal Data Protection Act 2010 (Act 709).

"KLCC" or "we" or “us” in this notice refers individually or collectively to entities of the KLCC Group of Companies including its holdings, subsidiaries, joint venture and affiliate company.

Your consent is important

When you are in contact with us you may be required to provide KLCC with your personal data. In doing so, you consent to it being processed by KLCC in accordance with this Privacy Notice.

You have the choice, at any time, not to provide your personal data or to withdraw your consent to KLCC processing of your personal data. However, failure to provide such personal data or withdrawal of your consent to process personal data provided may result in KLCC being unable to provide you with effective and continuous products and/or services.

What types of personal data do we collect?

Personal data refers to any information that relates directly or indirectly to an individual, who is identified or identifiable from that information or from that and other information in the possession of KLCC, including any sensitive personal data (e.g. data relating to physical or mental health, political opinion, religious affiliation, etc.) and expression of opinion.

The types of personal data we collect may include, but is not limited to your name, address, other contact details, age, gender, occupation, marital status, financial information such as your income, identity card or passport details, place of birth, credit history and your transaction history.

The personal data we collect can be either obligatory or voluntary. Obligatory personal data are those that we require in order to provide you with our products and services. If you do not provide us with obligatory personal data, we would not be able to provide you with our products and services. Voluntary personal data are those that are not mandatory. If you do not provide us with voluntary personal data, you can still sign up for our products and services. Obligatory and voluntary personal data differ for each products and services and will be indicated where appropriate.

How do we collect your personal data?

  1. From information that you provide us directly;
  2. When you communicate with us in writing; through electronic mail; telephone calls; conversation with our personnel; or by any other means:-
    • In purchasing and/or submitting tender documents;
    • Express or register interest, or request information on our tender or business opportunities, employment opportunities, services or products
    • Respond to any marketing material or survey we send out
    • Visit any of our offices
    • Visit our website
    • Lodge a complaint with us
    • Provide feedback or comments to us
    • Contact us for any enquiries
  3. From information obtained from sources where you have given your consent for disclosure
  4. Where lawfully permitted

What is the purpose of processing your personal data?

We may process your personal data for the following reasons:

  • For administrative purposes
  • To assess your application for any of our products/services
  • To engage in business transactions in respect of products/services to be offered and provided to you
  • To provide you with the products/services you have requested
  • To administer and manage the products/services we provide you (including charging, billing, facilitating payments, collecting debts, accounting and tax)
  • To respond to your enquiries and complaints and to resolve disputes
  • For internal functions such as evaluating statistical analysis or publicity or marketing research activities in a manner that does not identify you as an individual
  • To keep in contact with you and provide you with any information you have requested
  • To establish and better manage any business relationship we may have with you
  • To process any communications you send us (for example, answering any queries and dealing with any complaints and feedbacks)
  • To maintain records required for security, claims or other legal purposes
  • To comply with legal and regulatory requirements
  • For any other purposes that is required or permitted by any law, regulations, guidelines and/or relevant regulatory authorities
  • For security and safety reasons of our guests/tenants/buildings/premises.

To whom do we disclose your personal data?

Your personal data held by us shall be kept confidential. However, in order to provide you with effective and continuous products and services and to comply with any legal and regulatory requirements, we may need to disclose your personal data to:

  • Strategic partners of both KLCC and PETRONAS Group of Companies
  • Internally within KLCC and/or PETRONAS Group of Companies
  • Our authorised agents and service providers with whom we have contractual agreements for some of our functions, services and activities
  • Financial service providers
  • Parties authorised by you
  • Enforcement regulatory and governmental agencies as permitted or required by law, authorised by any order of court or to meet obligations to regulatory authorities

The disclosure of your data may involve the transfer of your personal data to places outside of Malaysia, and by providing us your personal data you agree to such a transfer where it is required to provide you the services you have requested, and for the performance of any contractual obligations you have with KLCC including for storage purposes.

Disclosure of sensitive personal data will not be undertaken unless your explicit consent is obtained prior to the disclosure.

How do we protect your data?

The security of your personal data is our priority. KLCC takes all physical, technical and organisational measures needed to ensure the security and confidentiality of personal data. If we disclose any of your personal data to our authorised agents or service providers, we will require them to appropriately safeguard the personal data provided to them.

How long may we retain your personal data?

We will only retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purpose(s) for which it was collected or to comply with legal, regulatory, accounting and internal requirements to protect our interest. Thereafter we will destruct or permanently delete your data.

How can you access / correct / update your personal data?

We are committed to ensure that the personal data we hold about you is accurate, complete, not misleading and up-to-date.

You have the right to access your personal data, to update or correct the same, as well as the right to withdraw your consent or prevent processing. We may take steps to verify your identity before fulfilling your request.

Please be aware that once we receive confirmation that you wish to withdraw your consent, it may take up to twenty one (21) days to effect your request.

Changes to this Privacy Notice

Please note that we may update this Privacy Notice from time to time. If there are material changes to this Privacy Notice, we will notify you by posting a notice of such changes on our website. Do periodically review this Privacy Notice to stay informed on how we are protecting your information.

We provide the Privacy Notice in both English and in Bahasa Malaysia. In the event of any inconsistency between the English and Bahasa Malaysia version of this Privacy Notice, the English version shall prevail.

If you have any questions or concerns with respect to your personal data, you may contact us by email at info@klcc.com.my.

However, if you wish to access your personal data to update or correct the same, or to withdraw your consent, please inform us in writing and send your letter to:-

Head, Corporate Communications Department
Legal & Corporate Services Division
Level 33, Menara Dayabumi
Jalan Sultan Hishamuddin, 50050 Kuala Lumpur.

This Privacy Notice is as of 1 February 2014.

We trust you agree and consent to the above-mentioned conditions in the processing of your personal data. Thank you for your kind attention.

Notis Privasi

Komitmen Kami Terhadap Privasi Anda

Notis Privasi ini menggariskan bagaimana Kumpulan Syarikat KLCC memproses data peribadi anda dari segi bagaimana kami melindungi data peribadi di dalam mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (Akta 709).

“KLCC” atau “kami” di dalam Notis ini merujuk secara individu atau bersama entiti di dalam Kumpulan Syarikat KLCC termasuk syarikat induk, anak syarikat, syarikat usaha sama dan syarikat sekutu.

Persetujuan Anda Penting

Apabila anda berhubung dengan kami anda mungkin diperlukan untuk memberi data peribadi anda. Dengan memberikan data peribadi anda, bermaksud anda bersetuju membenarkan kami untuk memproses data peribadi itu berdasarkan garis panduan yang tertera dalam Notis Privasi ini.

Anda mempunyai pilihan untuk tidak memberikan data peribadi atau menarik balik persetujuan anda pada bila-bila masa. Namun demikian, jika anda gagal untuk memberikan data peribadi tersebut atau menarik balik persetujuan anda, kami mungkin tidak berupaya untuk memberikan produk dan/atau perkhidmatan kami kepada anda secara berkesan mahupun berterusan.

Jenis Data Peribadi Yang Diperolehi

Data peribadi merujuk kepada informasi yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung kepada seseorang individu, yang boleh dikenal pasti daripada maklumat tersebut atau maklumat lain yang berada dalam simpanan KLCC. Ini termasuklah data peribadi sensitif, (contohnya kesihatan fizikal atau mental, pendapat politik dan kepercayaan agama) dan pendapat peribadi individu tersebut.

Antara jenis maklumat yang diperolehi termasuk dan tidak terhad kepada nama, alamat, nombor untuk dihubungi, umur, jantina, pekerjaan, status perkahwinan, informasi lain seperti pendapatan, nombor kad identiti atau pasport, tempat dilahirkan, sejarah kredit dan sejarah transaksi

Terdapat dua kategori data peribadi iaitu maklumat yang diberi kerana wajib dan maklumat tambahan yang diberi secara sukarela. Data peribadi yang wajib diberikan adalah untuk memastikan kami boleh memberi maklumat mengenai produk atau perkhidmatan kami. Tanpa data peribadi tersebut, kami tidak dapat memberikan produk atau perkhidmatan kami kepada anda. Data peribadi yang diberi secara sukarela adalah maklumat bukan wajib yang diberikan kepada kami. Sekiranya anda tidak memberinya, kami masih boleh memberikan produk atau perkhidmatan kami kepada anda. Data peribadi wajib dan sukarela berbeza untuk setiap produk dan perkhidmatan serta akan dinyatakan di mana perlu.

Cara Data Peribadi Diperolehi

  1. Daripada maklumat yang diberi secara langsung oleh anda;
  2. Apabila anda berhubung dengan kami secara bertulis; melalui mel elektronik; perbualan telefon; perbualan dengan pekerja kami; atau sebarang cara:-
    • Semasa membeli dan/atau menyerahkan dokumen tender;
    • Menyatakan atau mendaftarkan hasrat, atau membuat pertanyaan tentang peluang tender atau perniagaan; peluang pekerjaan; atau perkhidmatan dan produk kami
    • Menjawab sebarang soal selidik kami
    • Berkunjung ke pejabat atau premis kami
    • Mengemukakan aduan dengan kami
    • Memberikan maklum balas atau ulasan kepada kami
    • Menghubungi kami untuk sebarang perkara
  3. Daripada maklumat yang kami dapati dari punca yang telah anda beri kebenaran
  4. Apabila dibenarkan oleh undang-undang

Tujuan Pemprosesan Data Peribadi

Data peribadi anda boleh diproses oleh kami untuk tujuan berikut:

  • Untuk tujuan pentadbiran
  • Untuk mempertimbang permohonan anda bagi produk/perkhidmatan kami
  • Untuk tujuan kontrak/menjalankan urusniaga berkenaan produk/perkhidmatan yang ditawarkan/diberikan kepada anda
  • Untuk memberikan anda produk/perkhidmatan yang dimohon
  • Untuk mentadbir dan menguruskan produk/perkhidmatan yang diberi (termasuk untuk mengenakan bayaran, memproses pembayaran, kutipan hutang, akaun & cukai)
  • Untuk memberi maklum balas terhadap pertanyaan serta aduan dan menyelesaikan sebarang pertikaian
  • Untuk fungsi dalaman syarikat seperti mengumpul maklumat statistik, publisiti, kajian pemasaran tanpa mendedahkan anda sebagai seorang individu
  • Untuk berhubung dengan anda dan memberikan anda maklumat yang dipohon
  • Untuk mewujud dan mengendalikan hubungan perniagaan di antara KLCC dan anda
  • Untuk memproses sebarang komunikasi yang telah anda beri (contohnya pertanyaan, aduan dan maklum balas)
  • Untuk menyelenggarakan rekod berkaitan sekuriti, dakwaan atau lain-lain tujuan undang-undang
  • Untuk urusan keselamatan tetamu / penyewa / bangunan / premises kami
  • Untuk mematuhi kehendak undang-undang dan peraturan
  • Untuk sebarang tujuan yang diperlukan atau dibenarkan di bawah undang-undang, peraturan atau pihak berkuasa

Perkongsian Data Peribadi

Data peribadi anda akan disimpan sulit. Namun demikian, bagi membolehkan kami memberikan produk dan perkhidmatan yang berkesan dan berterusan, dan mematuhi segala peraturan dan undang-undang yang ditetapkan, kami mungkin perlu berkongsi data peribadi anda dengan:

  • Rakan-rakan strategik kedua–dua KLCC dan Kumpulan Syarikat PETRONAS
  • Dengan jabatan–jabatan dalaman KLCC dan/atau Kumpulan Syarikat PETRONAS
  • Agen dan pembekal perkhidmatan yang diberi kuasa oleh kami untuk aktiviti, perkhidmatan atau program yang telah tertera dalam perjanjian kontrak kami
  • Pembekal perkhidmatan kewangan
  • Pihak-pihak yang telah anda benarkan
  • Penguatkuasa peraturan serta agensi kerajaan berhak mendapatkan data peribadi anda jika diberi kelulusan oleh pihak mahkamah

Perkongsian data peribadi anda turut meliputi perpindahan maklumat ke luar negara jika perkhidmatan yang diminta oleh anda memerlukan kami untuk melakukannya. Kami juga berhak untuk memindahkan data peribadi anda ke luar negara untuk tujuan penyimpanan data.

Perkongsian data peribadi sensitif hanya akan dilakukan setelah persetujuan didapati daripada anda

Bagaimana kami melindungi data peribadi anda

Kami amat mengutamakan keselamatan data peribadi anda. Kami akan mengambil segala tindakan dari segi fizikal, teknikal dan organisasi untuk memberi jaminan bahawa data peribadi anda selamat dan sulit. Sekiranya kami perlu memberikan data peribadi anda kepada mana- mana agen yang diberi kuasa oleh kami, kami akan memastikan data peribadi anda dijamin selamat dan sulit oleh pihak tersebut.

Tempoh Data Peribadi Disimpan Dalam Pangkalan Data

Kami akan menyimpan data peribadi anda selagi perlu untuk memenuhi tujuan ia diterima atau untuk mematuhi undang-undang, peraturan, perakaunan, dan keperluan kami untuk melindungi kepentingan KLCC. Selepas pada itu, data peribadi anda akan dimusnahkan.

Cara-cara Untuk Mengakses, Membetulkan dan Mengemaskinikan Data Peribadi

Kami komited untuk memastikan data peribadi anda tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini.

Anda berhak untuk mengakses data peribadi anda dengan tujuan pembetulan atau kemas kini, dan juga untuk menarik balik kebenaran anda. Kami mungkin akan mengambil beberapa langkah untuk mengesahkan identiti anda sebelum memenuhi sebarang permintaan.

Sekiranya anda ingin menarik balik kebenaran anda, ia mungkin mengambil masa sehingga dua puluh satu (21) hari untuk kami melaksanakan permintaan anda.

Perubahan Bagi Notis Privasi Ini

Kami mungkin akan mengemaskini Notis Privasi ini dari semasa ke semasa. Jika terdapat sebarang perubahan, kami akan memaklumkan kepada anda menerusi laman web kami. Sila periksa Notis Privasi ini dari semasa ke semasa agar anda sentiasa mengetahui cara-cara kami melindungi data peribadi anda.

Notis Privasi ini disediakan dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris. Sekiranya terdapat sebarang ketidakselarasan antara dua versi ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan mengenai data peribadi anda, sila hubungi kami di info@klcc.com.my.

Sekiranya anda ingin mengakses data peribadi anda untuk mengemaskini atau membetulan data peribadi anda, atau untuk menarik balik kebenaran anda, sila hantarkan permintaan secara bertulis kepada:

Ketua, Bahagian Komunikasi Korporat
Jabatan Undang-Undang & Perkhidmatan Korporat
Tingkat 33, Menara Dayabumi
Jalan Sultan Hishamuddin, 50050 Kuala Lumpur.
Notis Privasi ini bertarikh 1 Februari 2014.

Kami percaya anda bersetuju dan membenarkan kami memproses data peribadi anda selaras dengan terma-terma Notis ini. Terima Kasih untuk perhatian anda.

KLCC